Assistant administratif / Assistante administrative

L'assistant(e) administratif et pédagogique est directement rattaché(e) au Coordinateur pédagogique , il/elle épaule le coordinateur pédagogique et recrutement.

L'Assistant(e) administratif et pédagogique :

- Déploie la démarche qualité en conformité au référentiel Qualiopi et assure la démarche de certification,
- Assure la veille juridique et réglementaire liée à l'activité de l'organisme de formation,

Administratif et commercial

- Facturation des différents dossiers via OPCO EP et UNIFORMATION
- Gestion des dossiers administratifs stagiaires : préparation, organisation ;
- Inscription des apprenants aux examens auprès de l'instance concernée
- Saisie des CERFA via le logiciel Yparéo
- Assure les relations et le suivi des dossiers avec les entreprises employeurs et les financeurs : OPCO, Pole emploi,
- Assure et gère, dans son intégralité, le pilotage administratif et financier du centre de formation (sur cette dernière tache en lien avec la comptable groupe)
- Travaille en appui administratif sur les réponses à Appel d'Offres en lien avec la Direction
- Renseigne des tableaux de bord en interne,
- Suit le budget de l'organisme et assurer le reporting à la Direction Générale,
- Prépare le bilan pédagogique et financier.

Accomplir le conventionnement

- Ouverture des dossiers sur le logiciel Yparéo
- Finalisation des conventions à partir des informations transmises par le futur apprenant
- Préparation de l'ensemble des documents relatifs à la contractualisation de la formation

Coordination Qualité

- Déploie la mise en œuvre de la démarche qualité et préparer la démarche de certification
- Définit et suit les différents indicateurs d'activité et de pilotage
- Tient à jour le plan d'amélioration continue et participe à la définition de la politique qualité avec la Direction Générale

Connaissances de la formation et de son logiciel YPAREO impératif